Hoá đơn điện tử là gì ? Câu hỏi này khiến ý định chuyển đổi nền tảng xuất hoá đơn từ hoá đơn giấy qua số hoá của Nhà Nước gặp trở ngại suốt bao năm. Tuy nhiên kể từ 2020 tới nay, xu hướng sử dụng hoá đơn điện tử thay thế hoá đơn giấy ngày càng rõ ràng và đến nay đã có hơn 50% doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử.
Đặc biệt, tỷ lệ sử dụng hoá đơn điện tử ở các doanh nghiệp mới thành lập lên tới gần 90%. Điều này dự báo lộ trình số hoá mảng hoá đơn sẽ hoàn tất vào 2025.
Mục lục
Hoá đơn điện tử là gì – khái niệm, định nghĩa và cơ chế vận hành.
Hoá đơn điện tử là gì – khái niệm:
Khái niệm này xuất phát từ tiếng Anh – Electronic Invoices. Nó được định nghĩa là một hình thức lập hoá đơn thông qua phương tiện số hoá. Phương pháp lập hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý thay thế cho chứng từ bằng giấy nhằm làm căn cứ đảm bảo thực hiện các thoả thuận thương mại hoặc hợp đồng.
Hoá đơn điện tử là gì – đặc tính:
Hoá đơn điện tử ra đời là một sản phẩm mạnh mẽ và toàn diện, vừa hợp lý hóa vừa tự động hóa tất cả các quy trình lập hóa đơn của doanh nghiệp. Hình thức hoá đơn điện tử là gì để đảm bảo lưu giữ an toàn, dễ đối chứng, thuận tiện kê khai và chứng minh tính hợp pháp cho tất cả đối tác kinh doanh, khách hàng mà nó đại diện.
Mặt khác, từ 2020 đến nay các hãng hoá đơn điện tử dần hoàn thiện nền tảng Web 4.0 đảm bảo giải quyết hầu hết vướng mắc, thách thức quá trình chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử. Cơ chế vận hành, hệ thống phần mềm, ứng dụng hoá đơn điện tử các hãng lớn hiện nay đều tuân thủ các quy định pháp luật mới nhất
Hoá đơn điện tử là gì – Cơ chế vận hành hoá đơn điện tử hiện nay.
Các hệ thống hoá đơn điện tử hiện nay được thiết kế để tự động xác nhận và chuyển đổi mọi hóa đơn bạn gửi hoặc nhận trên nền tảng Web 4.0 – bất kể quy mô và trình độ kỹ thuật của công ty bạn. Được kết hợp với một bộ hoàn chỉnh các chức năng thực tế, công nghệ tiên tiến như Tự thanh toán, Lưu trữ điện tử và Chữ ký điện tử – cũng như kinh nghiệm của các hãng trong việc xử lý các giao dịch thương mại phức tạp nhất; đảm bảo chất lượng cao hơn của xử lý dữ liệu và chi phí hoạt động thấp hơn.
>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN CHỦ ĐỀ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ 2021:
Xu hướng hoá đơn điện tử nền tảng Web 4.0 tại Việt Nam:
Các hệ thống hoá đơn điện tử sắp tới ở Việt Nam đều phải đáp ứng yêu cầu của nhà nước về số hoá như dễ sử dụng, doanh nghiệp không cần đầu tư hệ thống máy chủ lưu trữ, tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai. Nó được gọi chung hoá đơn điện tử nền tảng Web 4.0.
Đặc điểm hoá đơn điện tử nền tảng Web 4.0:
- Xuất hoá đơn bằng tài khoản đăng nhập Website.
- Chỉ cần máy tính hoặc laptop có kết nối Internet và chữ ký số để xuất hoá đơn.
- Có đường dẫn tra cứu hoá đơn đã phát hành dành cho các đối tác, khách hàng nhận hoá đơn của doanh nghiệp.
- Dễ dàng trích xuất báo cáo sử dụng hoá đơn đầu ra, tích hợp dễ dàng với hệ thốn kê khai thuế hiện tại.
- Doanh nghiệp không tốn chi phí và nhân lực cho việc đầu tư máy chủ lưu trữ hoá đơn đã xuất.
- Nhà cung cấp đảm bảo lưu trữ hoá đơn đã phát hành theo thời gian tổng cục thuế quy định.
Tính năng chi tiết chung các hệ thống hoá đơn điện tử nền Web 4.0:
- Ký duyệt hoá đơn: phát hành cùng lúc nhiều hoá đơn.
- Phát hành và lập báo cáo hoá đơn theo mô hình phân tán dữ liệu.
- Tích hợp được với hệ thống phần mềm có sẵn của doanh nghiệp.
- Có hệ thống API chuẩn tích hợp vào thuế, phần mềm kế toán và các hệ thống Web nhà nước.
- Có thư viện hoá đơn mẫu phong phú, đa dạng.
- Hỗ trợ phát hành hoá đơn cho người dùng.
- Tự động cập nhật phiên bản mới định kỳ.
- Tự động gởi thư điện tử, tin nhắn điện tử hoá đơn đã xuất tới khách.
- Có thể tuỳ chỉnh hoá đơn theo từng doanh nghiệp đặc thù.
- Vận hành hoá đơn trên tất cả thiết bị thông minh (điện thoại, máy tính bảng…).
Xu hướng bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử nền tảng Web 4.0 ứng phó đại dịch Covid 19:
Hiện nay, với tình hình dịch Covid 19 diễn tiến quá lâu cùng với giãn cách xã hội thì xu hướng bắt buộc các doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử 4.0 trong thời gian tới được nhà nước quan tâm.
Cụ thể Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn triển khai hoá đơn điện tử. Trong đó, quy định cụ thể các yêu cầu về hoá đơn điện tử như: ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử; mẫu hóa đơn điện tử; ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử…
Theo đó, đến 1/7/2022 toàn bộ các doanh nghiệp phải chuyển đổi qua sử dụng hoá đơn điện tử đồng thời lộ trình chuyển đổi bắt buộc là từ đây đến 30/6/2022. Riêng 06 tỉnh thành bắt buộc phải chuyển qua sử dụng hoá đơn điện tử trước 31/12/2021 là Hà Nội, TP. HCM, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP yêu cầu các hệ thống HĐĐT phải được xây dựng trên nền tảng kiến trúc công nghệ 4.0, có thể triển khai cho hệ thống dữ liệu lớn (Big Data), có thể xử lý số lượng lớn giao dịch về hoá đơn, các nghiệp vụ hoá đơn trong hệ thống cần được thiết kế sao cho vận hành linh hoạt, độ mở rộng cao. Mô hình phần mềm áp dụng cho hoá đơn điện tử phải là vừa xây dựng vừa nâng cấp vừa vận hành song song.
Mặt khác, Hệ thống quản lý HĐĐT của Thuế đã được xây dựng gồm các yếu tố công nghệ 4.0 như: Cổng lập hoá đơn trực tiếp, Cổng tiếp nhận dữ liệu HĐĐT cùng Hệ thống xử lý dữ liệu HĐĐT. Hạ tầng kỹ thuật, yêu cầu hệ thống và nền tảng kiến trúc ứng dụng công nghệ 4.0 cũng đã được tích hợp vào thuế.
Cuối cùng, tất cả công nghệ mới đang được áp dụng cho các hệ thống lớn về TMĐT 4.0 trên thế giới như NetFlix, Amazon, Facebook, Google…cũng được Tổng cục Thuế nghiên cứu, triển khai trong thời gian sắp tới nhằm hoàn tất quá trình chuyển đổi số tại nước ta về mảng hoá đơn điện tử.
Như vậy định nghĩa hoá đơn điện tử là gì và xu hướng triển khai hoá đơn điện tử nền tảng Web 4.0 đã được ban biên tập gởi tới quý độc giả. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn riêng về hệ thống hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp có thể kết bạn Zalo (0981 675167) để được được hỗ trợ ngay.
Chữ ký số Gaja.
Nguồn tham khảo:
- Tổng cục Thuế.
- Hoá đơn điện tử Easy – SoftDream.
- Hoá đơn điện tử VIna – SmartVas
- Tạp chí Công Thương.
- Cafe Biz.