Sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoá đơn giấy; khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý; phải tuân theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Sử dụng hóa đơn điện tử và những thông tin cần biết
Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 của Chính phủ, qui định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức bao gồm hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý; truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử và không tính là sử dụng hoá đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn điện tử) là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã và số qua hệ thống hóa đơn của cơ quan thuế đồng thời đáp ứng các yêu cầu hạ tầng, kỹ thuật, vận hành và lưu trữ do Tổng Cục Thuế ban hành.
Số hóa đơn : là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế; và được cấp bởi hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế. Mã : là chuỗi ký tự được mã hóa; và được cấp bởi hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế. Mã vạch hai chiều: có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, được hiển thị trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều hỗ trợ doanh nghiệp đọc nhanh và kiểm tra thông tin trên hóa đơn.
>>>Có thể bạn muốn biết: Hỗ trợ chữ ký số 2021 – tiêu chí, yêu cầu và định hướng.
Lợi ích thiết thực khi dùng hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy truyền thống
- Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, quản trị kinh doanh, đối chiếu dữ liệu.
- Thời gian phát hành hóa đơn được rút ngắn.
- Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp cũng như góp phần bảo vệ môi trường.
Ngày 25/07/2017 Thủ tướng chính phủ đã ra quyết định 1078/QĐ-TTg phân công các cơ quan chủ trì soạn thảo để xây dựng nghị định thay thế nghị định 51/2010/NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Dự thảo đã được trình Chính phủ vào tháng 10/2017.
Vì vậy kể từ 01/01/2018 Các doanh nghiệp đồng thời tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử. Đến tháng 07/2021 sẽ có công văn bắt buộc sử dụng trên cả nước.
Thực tế quá trình triển khai và sử dụng hoá đơn điện tử đến 2021
Từ 2017 đến 2021 công tác triển khai sử dụng hoá đơn điện tử được Tổng Cục Thuế khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi. Đến 7/2021 thì đã có trên 550.000 doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC Bộ Tài Chính ban hành.
Lượng hoá đơn điện tử báo cáo phát hành trong cả năm 2020 là 2.3 tỷ số. Thống kê cho thấy hoá đơn điện tử đã được sử dụng ngang bằng hoá đơn giấy (số liệu 2020).
Mặt khác, Tổng Cục Thuế cũng đang hoàn tất dự thảo Thông tư hướng dẫn hoá đơn chứng từ, nghiên cứu giải pháp công nghệ, tăng cường thiết kế hệ thống tổng thể nhằm quản lý toàn diện hoá đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
Mục tiêu là hệ thống hoá đơn điện tử tương lai sẽ vận hành trên nền tảng kiến trúc công nghệ 4.0 và hệ thống dữ liệu lớn (Big Data) được tích hợp. Điều này nhằm đảm bảo yêu cầu xử lý phần lớn giao dịch hoá đơn điện tử. Thêm nữa, đạt được 4.0 và Big Data nhằm giúp chức năng xử lý nghiệp vụ trên nền hoá đơn điện tử linh hoạt, độ mở cao, vừa xây dựng vừa phát triển, triển khai không xung đột tới mọi hoạt động hàng ngày.
Theo đó, hệ thống hóa đơn điện tử sẽ được xây dựng trên nền tảng kiến trúc ứng dụng công nghệ 4.0 theo hướng triển khai hệ thống dữ liệu lớn (Big Data), phù hợp với yêu cầu về xử lý số lượng lớn giao dịch về hóa đơn, khối chức năng xử lý nghiệp vụ được thiết kế triển khai linh hoạt, có độ mở cao, theo mô hình vừa xây dựng phát triển phần mềm, vừa triển khai và vận hành mà không ảnh hưởng tới hoạt động của ứng dụng.
Hệ thống này sẽ triển khai trước tại 6 tỉnh, thành phố trong 6 tháng cuối năm trước khi triển khai trên toàn quốc đảm bảo thời hạn đúng theo quy định tại Nghị định 123/2020 của Chính phủ.Thời gian qua, ngành Thuế cũng đã đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử. Hiện nay, đã có 63 tỉnh, thành phố thực hiện, trong đó có 255 doanh nghiệp thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế và trên 550.000 doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.