Hướng Dẫn Cập Nhật Chữ Ký Số Trên KBNN Nhanh Chóng & Chính Xác

1. Nguyên Tắc Khi Thay Đổi Chữ Ký Số Trên KBNN

Việc cập nhật chữ ký số trên KBNN là bước quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp lệ của các giao dịch tài chính qua hệ thống Dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước (DVC KBNN). Dưới đây là một số nguyên tắc cần lưu ý:

✅ Nếu thay đổi chứng thư số (CTS) của kế toán trưởng (KTT) hoặc chủ tài khoản (CTK), hồ sơ cần được làm trước khi chứng thư cũ hết hạn.
✅ CTK cần đăng nhập vào DVC và dùng CTS cũ để ký số hồ sơ thay đổi, gửi đến KBNN phê duyệt.
✅ Khi thay đổi chủ tài khoản, CTK cũ phải đăng nhập vào DVC và ký số hồ sơ thay đổi trước khi chuyển quyền sang CTK mới.

---

2. Các Bước Cập Nhật Chữ Ký Số Trên KBNN

2.1. Cập Nhật Chữ Ký Số Của Chủ Tài Khoản

📌 Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống DVC KBNN

• Kế toán viên (KTV) đăng nhập vào Dịch vụ công KBNN và chọn Mã đơn vị quan hệ ngân sách (ĐVQHNS).
• Chọn biểu tượng “Danh sách DVC” để mở danh sách dịch vụ công.

📌 Bước 2: Nhập thông tin thay đổi

• Chọn “Đăng ký thay đổi/bổ sung thông tin DVC”.

• Ở Mục 1, nhập lý do thay đổi chứng thư số.

• Chọn “Cập nhật thông tin dự án” và “Cập nhật thông tin tài khoản đơn vị” để lấy thông tin cần thiết.

 

📌 Bước 3: Cập nhật chứng thư số mới

• Ở Mục 3: Thay đổi thông tin thành viên, chọn CTK hiện tại.

• Nhấn biểu tượng kính lúp để nhập Serial chứng thư số mới.

• Nhấn vào biểu tượng cái bút ký ở dòng “Serial chứng thư số” để nạp lại thông tin CTS mới cho CTK -> chọn đúng CTS mới của CTK -> chọn Lấy thông tin -> nhập mã pin của CTS -> nhấn nút Ghi để lưu lại thông tin vừa cập nhật.

📌 Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ

• Sau khi cập nhật thành công, nhấn Lưu hồ sơ → Chuyển sang trạng thái “Chờ hoàn thiện”.

• CTK đăng nhập vào hệ thống DVC → Vào Tra cứu tình trạng hồ sơ → Chọn “Hoàn thành và gửi hồ sơ” để ký số và gửi đến KBNN phê duyệt.

• Sau khi KBNN duyệt hồ sơ, CTK có thể sử dụng chữ ký số mới để thực hiện các giao dịch trên hệ thống.

---

2.2. Cập Nhật Chữ Ký Số Của Kế Toán Trưởng

🔹 Cách thay đổi chữ ký số của kế toán trưởng tương tự như cập nhật cho chủ tài khoản.
🔹 Sau khi cập nhật thành công, CTK đăng nhập vào DVC để xác nhận và gửi hồ sơ phê duyệt.

---

2.3. Thay Đổi Chủ Tài Khoản Cũ Sang Chủ Tài Khoản Mới

📌 Bước 1: Đăng ký thay đổi thông tin

• KTV đăng nhập vào DVC KBNN → Chọn ĐVQHNS → Nhấn chọn “Danh sách DVC” → Chọn “Đăng ký thay đổi sử dụng DVC”.

 

📌 Bước 2: Ngừng sử dụng chứng thư số cũ

• Xuất hiện màn hình Đăng ký thay đổi/bổ sung thông tin DVC -> mục 1: nhập lý do thay đổi -> nhấn Tiếp tục

• Tại Mục 2.thay đổi thông tin dự án: nhấn vào ô “Cập nhật thông tin dự án” và “Cập nhật thông tin tài khoản đơn vị” để chọn và lấy ra thông tin dự án và tài khoản đã có
  (chú ý là bước này bắt buộc phải làm nếu hồ sơ thay đổi/bổ sung có liên quan đến thay đổi các thành viên của ĐVQHNS)

• Tại Mục 3: Thay đổi thông tin thành viên, chọn CTK cũ.
• Chọn “Đăng ký ngừng sử dụng”, nhập lý do thay đổi, sau đó nhấn Lưu.

📌 Bước 3: Đăng ký chứng thư số mới

• Nhập thông tin CTK mới, nhập đầy đủ thông tin và nạp Serial chứng thư số mới.

• Nhấn Ghi để lưu lại thay đổi.

📌 Bước 4: Xác nhận và hoàn thành hồ sơ

• CTK mới đăng nhập vào DVC KBNN, vào Tra cứu hồ sơ, chọn hồ sơ đã tạo và ký số để gửi đến KBNN phê duyệt.
• Khi KBNN duyệt xong, CTK mới có thể sử dụng chữ ký số mới để ký các giao dịch tài chính.

---

3. Lưu Ý Quan Trọng Khi Cập Nhật Chữ Ký Số Trên KBNN

✅ Cập nhật chứng thư số trước khi hết hạn để tránh gián đoạn giao dịch.
✅ CTK/KTT cần có CTS cũ để ký số hồ sơ thay đổi trước khi sử dụng CTS mới.
✅ Hồ sơ chỉ hoàn tất sau khi KBNN phê duyệt – Kiểm tra email để nhận thông báo xác nhận.
✅ DVC KBNN chỉ hỗ trợ ký số trên Windows 10 từ phiên bản 1909 trở lên.

---

🎯 Kết Luận

Cập nhật chữ ký số trên KBNN giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động tài chính liên tục và tránh rủi ro pháp lý. Thực hiện theo các bước hướng dẫn trên sẽ giúp bạn thay đổi chứng thư số nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định.

📌 Nếu có thắc mắc, liên hệ ngay Kho bạc Nhà nước hoặc đơn vị cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ kịp thời! 🚀