Doanh Nghiệp Cần Biết Gì Khi Sử Dụng Chữ Ký Số Trong Năm 2025?

Doanh Nghiệp Cần Biết Gì Khi Sử Dụng Chữ Ký Số Trong Năm 2025?

Chữ ký số đang trở thành công cụ bắt buộc đối với doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử. Năm 2025, với sự thay đổi về công nghệ, quy định pháp lý và ứng dụng thực tế, việc sử dụng chữ ký số không chỉ dừng lại ở kê khai thuế mà còn mở rộng sang hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội và nhiều lĩnh vực khác. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp, hãy cùng tìm hiểu những điều quan trọng cần biết khi sử dụng chữ ký số trong năm 2025.

📌 Chữ Ký Số Là Gì Và Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Nó?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa để xác thực danh tính của người ký và bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay, được pháp luật Việt Nam công nhận.

📌 Lợi ích khi sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp:

• ✅ Tiết kiệm thời gian & chi phí – Không cần in ấn, gửi tài liệu qua bưu điện.
• ✅ Hợp pháp & bảo mật cao – Được công nhận trong các giao dịch điện tử.
• ✅ Thân thiện với môi trường – Giảm sử dụng giấy tờ, thúc đẩy chuyển đổi số.

📌 Các trường hợp bắt buộc dùng chữ ký số:

• Kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội.
• Xuất hóa đơn điện tử.
• Ký kết hợp đồng điện tử.
• Giao dịch ngân hàng và tài chính.

📢 Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Khi Sử Dụng Chữ Ký Số?

1. Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Uy Tín

Năm 2025, có nhiều nhà cung cấp chữ ký số tại Việt Nam như Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, NewTel-CA, FastCA. Doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp có chứng nhận hợp pháp, hỗ trợ tốt và đảm bảo bảo mật.

📌 Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp:

• Được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép.
• Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, 24/7.
• Phí duy trì hợp lý, phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

2. Cập Nhật Quy Định Mới Về Chữ Ký Số

Năm 2025, các quy định về giao dịch điện tử ngày càng chặt chẽ. Doanh nghiệp cần nắm rõ các nghị định, thông tư mới về chữ ký số để tránh vi phạm.

📌 Một số thay đổi quan trọng:

• Tích hợp chữ ký số với hợp đồng điện tử hợp pháp.
• Tăng cường bảo mật, xác thực danh tính mạnh hơn.
• Cải tiến hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.

3. Đào Tạo Nhân Sự Sử Dụng Chữ Ký Số

Việc sử dụng chữ ký số có thể gặp khó khăn với những người chưa quen. Doanh nghiệp cần đào tạo nhân sự về cách cài đặt, sử dụng, gia hạn chữ ký số.

📌 Các nội dung cần đào tạo:

• Cách cài đặt và sử dụng phần mềm ký số.
• Cách xử lý lỗi khi ký số không hoạt động.
• Quy trình bảo quản, tránh bị đánh cắp chứng thư số.

4. Bảo Mật Chữ Ký Số Để Tránh Rủi Ro

🔒 Chữ ký số liên quan đến tài chính và pháp lý, vì vậy doanh nghiệp cần có các biện pháp bảo vệ dữ liệu.

📌 Cách bảo vệ chữ ký số:

• Không chia sẻ mã PIN chữ ký số.
• Lưu trữ USB Token hoặc phần mềm ký số ở nơi an toàn.
• Sử dụng máy tính có phần mềm diệt virus khi ký số.

📑 Hướng Dẫn Doanh Nghiệp Đăng Ký & Gia Hạn Chữ Ký Số

🔹 Đăng Ký Mới

📌 Bước 1: Chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín.

📌 Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký (Giấy phép kinh doanh, CMND/CCCD của người đại diện).

📌 Bước 3: Nhận thiết bị USB Token hoặc kích hoạt chữ ký số online.

📌 Bước 4: Cài đặt và sử dụng chữ ký số.

🔹 Gia Hạn Chữ Ký Số

📌 Bước 1: Kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số.

📌 Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp để gia hạn.

📌 Bước 3: Nạp phí gia hạn theo từng gói (1 năm, 2 năm, 3 năm).

📌 Bước 4: Cập nhật chứng thư số mới.

🎯 Kết Luận

Chữ ký số là công cụ không thể thiếu với doanh nghiệp trong năm 2025. Việc sử dụng chữ ký số đúng cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí, đảm bảo giao dịch hợp pháp. Hãy lựa chọn dịch vụ chữ ký số uy tín, đào tạo nhân sự và bảo mật dữ liệu để đảm bảo hoạt động kinh doanh an toàn, hiệu quả! 🚀

📞 Hỗ Trợ Chữ Ký Số GAJA

Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ đăng ký chữ ký số , hãy liên hệ ngay với GAJA – Đối tác cung cấp dịch vụ chữ ký số, hóa đơn điện tử, BHXH uy tín nhất.

📌 GAJA – HỖ TRỢ CHỮ KÝ SỐ, HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, BHXH TỐT NHẤT.
🌐 Website: Yeuchukyso
📞 HOTLINE hỗ trợ: 0981.675167